事務職の内定率を高めるためにはビジネスマナーの習得も必要！

事務職を目指す際、「ExcelやWordが使えれば大丈夫」「パソコンができれば採用される」と思われがちです。

確かに、事務職にとってパソコンスキルは欠かせませんが、実際の現場ではパソコン操作と同じくらい、あるいはそれ以上にビジネスマナーが重視されるケースも少なくありません。

この記事では、事務職でビジネスマナーが必要な理由や場面、受講料無料で身につける方法をご紹介します。

・事務職は「会社の顔」になりやすい ・パソコンができても評価されにくいケースとは ・事務職に必要な主なビジネスマナー ・パソコンスキル＋ビジネスマナーがある人の強み ・事務職を目指すなら、ビジネスマナーとパソコン両方のスキル習得が近道 ・求職者支援訓練で就職後も信頼される自分になろう！

事務職は「会社の顔」になりやすい

事務職は、社内業務だけでなく、電話対応や来客対応、メール対応など、社外の人と接する機会が多い職種です。

たとえば、

• 電話の第一声
• 来客時の案内やお茶出し
• メールの書き方や言葉遣い

こうした対応一つで、会社全体の印象が決まってしまうこともあります。

そのため企業は、事務職に対して「パソコンが使える人」だけでなく、安心して任せられる社会人としての振る舞いを求めています。

パソコンができても評価されにくいケース

事務職では、パソコンだけでなく取引先とのやり取りや、電話対応、上司との意思疎通などでビジネスマナーが重視される場合が多いでしょう。

実務では、次のような場面がよくあります。

• メールの文面が失礼で、取引先を不安にさせてしまう
• 電話対応で要件を正確に聞き取れない
• 報連相ができず、ミスが共有されない

これらはパソコン操作とは別の問題ですが、事務職としては致命的です。

どれだけExcelが得意でも、ビジネスマナーが身についていないと、円滑に仕事を進めるうえで課題が生じることがあります。

相手への思いやりや敬意を示すためにも、ビジネスマナーを事前に習得しておくと安心です。

事務職に必要な主なビジネスマナー

事務職では、パソコンスキルだけでなく、電話対応・メール対応・社内マナーといったビジネスマナーが重宝されます。

なぜなら、事務職は社内外の人と関わる機会が多く、日々の対応一つひとつが会社全体の評価につながる立場にあるからです。

本章では以下の項目に分けて、事務職でビジネスマナーが必要な理由を解説します。

・電話対応 ・メール対応 ・社内マナー

これらを理解することで、事務職として「安心して任せられる人材」と評価される理由が明確になるでしょう。

電話対応

事務職において電話対応のビジネスマナーは、業務を円滑に進めるためだけでなく、会社の信頼を守るために欠かせません。

事務職は電話の一次対応を任されることが多く、最初に相手と接する「会社の窓口」になる存在だからです。

電話口では表情が見えないため、以下のような対応の仕方が会社全体の印象につながります。

• 明るく聞き取りやすい声
• 相手の会社名・名前・要件を正確に復唱する
• 保留や取次ぎの正しい手順

正しい電話対応ができることは、職場や取引先から安心して任せてもらえる存在になるための重要なスキルです。

メール対応

事務職においてメール対応のビジネスマナーは、正確な情報共有と信頼関係の構築に欠かせない重要なスキルです。

メールは社内外とのやり取りに日常的に使われ、文面がそのまま「記録」として残るためです。

不適切な言葉遣いや分かりにくい文章は、誤解やトラブルの原因になり、相手に不信感を与えてしまうことがあります。

そのため、以下のようなポイントに気をつけましょう。

• 件名の付け方
• 敬語・クッション言葉の使い方
• CC・BCCの理解

適切なメール対応ができることは、仕事を正確かつ円滑に進めるための土台となる能力です。

自分で作成が難しい場合は、チャットGPTを活用して作成することもできるため、メール作成が苦手な人は試してみてください。

社内マナー

事務職において社内マナーは、業務を円滑に進め、職場内の信頼関係を築くために欠かせない基本スキルです。

事務職は一人で完結する仕事が少なく、上司や同僚と連携しながら業務を進める場面が多いためです。

社内マナーが身についていないと、情報共有の漏れや認識のズレが生じ、ミスや業務の遅れにつながってしまいます。

• 上司や同僚への報告・連絡・相談
• 指示の受け方、確認の仕方
• 時間管理・優先順位の意識

これらは、トラブルを未然に防いだり、思い違いによるやり直しを防いだりするためには欠かせないスキルです。

社内マナーを意識した行動は、事務職として安心して仕事を任せてもらうための土台となり、職場全体の業務効率向上にもつながります。

ビジネスマナーを事前に身につけておくメリット

ビジネスマナーは、就職前から座学や練習をしておくと、面接での企業からの印象が高まるためおすすめです。

企業側からすると、基礎的なマナーは入社前に身につけておいてほしいというのが本音のため、「最低限のビジネスマナーがない」と判断されると、採用率が下がってしまう可能性があります。

事務職未経験者の場合、

• 最低限のマナーがある
• 教えたことを素直に吸収できそう

この2点があるだけで、採用される可能性は大きく上がります。

求職者支援訓練では、パソコンスキルだけでなく、ビジネスマナーを受講料無料で学べます。

講師の先生が、履歴書の作り方や面接練習をしてくれるため、就職活動で悩んでいる方は以下の記事も確認してみてください。

参考記事：就職に役立つスキルを身に付けたい人に求職者支援訓練がおすすめ！

パソコンスキル＋ビジネスマナーがある人の強み

パソコンスキルとビジネスマナーの両方を身につけている人は、次のように評価されやすくなります。

• 即戦力になる可能性が高い
• 周囲と円滑に仕事ができそう
• 安心して業務を任せられる

つまり、「長く働いてもらえそうな人材」と見られやすいのです。

「同じ職場で長期的に働きたい」という方は、求職者支援訓練を活用してビジネスマナーを学んでおくのがおすすめです。

事務職を目指すなら、ビジネスマナーとパソコン両方のスキル習得が近道

事務職への就職・転職を目指すなら、

• Excel・Wordなどのパソコンスキル
• 電話・メール・報連相などのビジネスマナー

この2つをセットで身につけることが理想です。

四日市の求職者支援訓練では、パソコン操作とビジネスマナーを同時に学べる環境が整っています。

未経験から事務職を目指す方にとって、こうした制度を活用することは、実は一番の近道と言えるでしょう。

そのため、四日市で事務職を未経験から始めたい人や、パソコンスキルとビジネスマナーを学びたい方は、求職者支援訓練をご検討ください。

求職者支援訓練で就職後も信頼される自分になろう！

事務職では、パソコンスキルだけでなくビジネスマナーを含めた「社会人としての基礎力」が必要です。

ビジネスマナーを習得して信頼されれば、自信を持って働くことができ、長く仕事を続けやすくなります。

また、ビジネスマナーの基礎ができていると、事前にトラブルを回避することもできるため仕事でのストレスも減るでしょう。

これから事務職を目指す方は、「パソコンができるか」だけでなく、「社会人としてどう見られるか」という視点も、ぜひ意識してみてください。

四日市で自信を持って事務職をしたい方は、求職者支援訓練の受講をご検討ください。

参考記事：四日市の求職者支援訓練の先生にインタビュー！教える時の心がけ・教室の雰囲気など